为了深入贯彻教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》，促进学院档案工作的规范化，在学院领导的高度重视下，学院档案室以实用性为目的，自2008年底以来，开展了历史档案的整理、录入、扫描等档案数字化工作，以改进档案管理和利用方式，加强档案业务的基础性工作，为领导决策提供依据，为学院师生提供方便快捷的服务。

学院档案室在档案公司的协助下，完成了行政档案、党群档案、人事档案、教学档案、学籍档案、论文档案、上级文件留存档案、基建档案、实物档案、校庆相关资料档案、毕业生相关资料档案、图书档案、照片档案等十几大门类档案的整理、编目、输机、扫描、挂接、入库等工作，形成了文件目录5万条，扫描电子版文件15万张。其中，行政档案1194卷，党群档案327卷，教学档案714卷，人事档案143卷，团委（50年代至今）档案113卷，财务档案871卷，校庆档案11卷，实物档案163件。同时，学院档案室对积压多年的陈旧文件进行了整理。

通过本次档案整理工作，有效地督促了学院各部门把部门收存的档案上交档案室，帮助人事、党群、教学等部门形成了比较完整和齐全的档案门类。通过档案的数字化，提高了档案查询检索速度，提升了档案利用效率，得到大家的一致认可。在档案数字化过程中，档案室将学生学籍以班级为单位进行了信息输入，借助软件，学生可以方便快捷地完成学生成绩查询、成绩单打印等工作，得到了学生的高度赞扬。

在当前基础上，学院档案室将再接再厉，推进学院档案信息化工作的完善和提高。下一步准备将文档一体化管理软件单机版升级为网络版，方便档案数据的及时更新、检索和利用；适时在网上公开可供查询的档案目录和部分档案全文信息，向全院提供查询服务，使之成为宣传档案工作、开展档案信息服务、交流档案工作经验的窗口；将在基础数据库完备的基础上，积极组建名人档案库、学生成绩库、照片档案库、艺术档案库、多媒体数据库等专题数据库。同时，学院档案室将积极向教育部、北京市申请专项资金或科研立项，推进学院档案特色化建设。

建立档案数字化管理系统是一项迫在眉睫的工作，但也是一项需要长期坚持的工作，同时，也需要得到学院各部门的支持与协助。我们相信，经过努力，学院档案室的工作将在现有基础上，力求为学院师生提供更好的服务。